Kennis · Contracten
Algemene voorwaarden of een contract: wat heb je wanneer nodig?
Een offerte is akkoord. Je wilt de afspraken vastleggen en zoekt een document. Moet je nu een contract maken, algemene voorwaarden meesturen, of allebei?
Meestal allebei. Niet omdat twee documenten beter zijn dan één, maar omdat ze een andere taak hebben.
Het verschil in één oogopslag
Het contract of de geaccepteerde offerte beschrijft deze ene afspraak: wie doet wat, voor welke prijs en wanneer.
Algemene voorwaarden bevatten regels die je bij meerdere klanten of opdrachten op dezelfde manier wilt gebruiken: betaling, aansprakelijkheid, overmacht, klachten, opzegging en andere terugkerende onderwerpen.
De wet sluit bedingen die de kern van de prestatie aangeven uit van het begrip algemene voorwaarden, voor zover die duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd. Verstop de concrete prestatie en prijs dus niet alleen in de kleine lettertjes.
Wat zet je in het contract?
Zet de afspraken die deze opdracht uniek maken in het contract of de offerte:
- de juiste partijen;
- het product, werk of resultaat;
- aantallen, planning en oplevermomenten;
- de prijs en afspraken over meerwerk;
- projectspecifieke acceptatie-eisen;
- afwijkingen van de algemene voorwaarden.
Het contract hoeft niet altijd een document van twintig pagina’s te zijn. Een heldere offerte die wordt aanvaard kan een overeenkomst vormen. De wet neemt aanbod en aanvaarding als uitgangspunt, niet het aantal handtekeningen.
Wat zet je in algemene voorwaarden?
Zet daarin regels die bij veel opdrachten terugkomen. Denk aan:
- facturatie en betalingstermijnen;
- wat er gebeurt bij vertraging of overmacht;
- de verdeling en beperking van aansprakelijkheid;
- klachten en herstel;
- intellectuele eigendom en gebruiksrechten die telkens hetzelfde zijn;
- looptijd en opzegging bij terugkerende diensten;
- toepasselijk recht en de bevoegde rechter.
Hoe meer een bepaling afhangt van één specifieke opdracht, hoe minder geschikt zij is voor een standaardset. Een afwijkende planning hoort niet in algemene voorwaarden die ook bij andere klanten worden gebruikt.
Wanneer is alleen een contract genoeg?
Bij een eenmalige afspraak kun je alle relevante regels in één contract zetten. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht.
Dat kan verstandig zijn als de opdracht uitzonderlijk is, veel maatwerk bevat of zo weinig terugkerende regels heeft dat een aparte set vooral zoekwerk oplevert. Het contract moet dan wel ook onderwerpen regelen die anders in de voorwaarden zouden staan.
Wanneer zijn alleen algemene voorwaarden niet genoeg?
Bijna altijd wanneer nog niet duidelijk is wat er precies wordt geleverd, voor welke prijs en op welk moment. Algemene voorwaarden vervangen de offerte of opdrachtbevestiging niet.
Een zin als “op al onze opdrachten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing” zegt niets over de concrete opdracht. Je hebt nog steeds een aanbod en een aanvaarding nodig waarin de kern staat.
Hoe maak je algemene voorwaarden van toepassing?
Noem vóór of bij het sluiten van de overeenkomst dat jouw voorwaarden gelden. Geef de andere partij ook een redelijke mogelijkheid om ze te lezen. Praktisch is de veiligste route meestal eenvoudig: stuur de voorwaarden als PDF mee met de offerte of opdrachtbevestiging en bewaar welke versie je hebt verstuurd.
Alleen een link onderaan een website of factuur is kwetsbaar. De verwijzing kan te laat komen en een webpagina kan later veranderen. Bij elektronische contracten verlangt de wet in beginsel dat de voorwaarden zo beschikbaar zijn dat de andere partij ze kan opslaan en later kan raadplegen.
Wat als beide partijen hun eigen voorwaarden noemen?
Dan heb je een battle of forms: jouw offerte verwijst naar jouw voorwaarden en de inkooporder van de klant naar die van hem.
Ga er niet van uit dat de laatste e-mail automatisch wint. Artikel 6:225 lid 3 BW geeft een specifieke regel: de tweede verwijzing krijgt geen werking als de eerste voorwaarden niet ook uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.
Los dat vóór de start op. Benoem welke voorwaarden gelden, welke niet en welke afwijkingen je samen hebt afgesproken. Anders ontdek je het antwoord pas op het moment dat er al een conflict is.
Wat gaat voor als documenten elkaar tegenspreken?
Zet in het contract een rangorde. Bijvoorbeeld: eerst het ondertekende contract, dan een projectspecifieke bijlage, daarna de offerte en ten slotte de algemene voorwaarden.
Controleer vervolgens of de afwijkingen echt in het hogere document staan. Een rangorde lost geen ontbrekende afspraak op; zij zegt alleen welke tekst wint als twee teksten niet samen kunnen gelden.
Een praktische keuzehulp
- Beschrijf de concrete prestatie, prijs en planning in een offerte of contract.
- Zet alleen terugkerende regels in je algemene voorwaarden.
- Verwijs vóór of bij het akkoord naar die voorwaarden en stuur ze mee.
- Geef ieder document een datum of versienummer en bewaar wat is verzonden.
- Leg afwijkingen en de documentvolgorde vast in het contract.
Heb je al documenten, laat dan controleren of ze samen één duidelijke afspraak vormen. Lees ook waar een bedrijfsjurist naar kijkt wanneer je een contract laat beoordelen en de vijf bepalingen die in leverancierscontracten vaak knellen.
Wil je één concrete vraag over jouw set documenten laten beoordelen? Dat kan binnen de juridische quickscan. Moeten voorwaarden worden opgesteld of herschreven, dan past contract of voorwaarden op maat beter.
Bronnen
Dit stuk is gecontroleerd aan de hand van Burgerlijk Wetboek Boek 6, met name artikel 6:217 over aanbod en aanvaarding, artikel 6:225 lid 3 over verschillende algemene voorwaarden en de artikelen 6:231 tot en met 6:234 over algemene voorwaarden en de mogelijkheid om ze te lezen.