Vijf bepalingen waar het in leverancierscontracten meestal misgaat
Een leverancier stuurt zijn eigen voorwaarden mee. Je hebt de opdracht nodig, de planning loopt, en niemand in je bedrijf leest juridische documenten voor zijn plezier. Dus teken je.
Meestal gaat dat goed. Het gaat mis op vijf plekken, en die vijf zijn bijna altijd dezelfde.
1. De aansprakelijkheidsbeperking
Vrijwel elk leverancierscontract beperkt de aansprakelijkheid. Dat is op zichzelf normaal. Kijk naar drie dingen.
Ten eerste het bedrag: vaak gekoppeld aan wat jij in een bepaalde periode hebt betaald. Bij een goedkope dienst die iets duurs kapotmaakt, is die koppeling scheef.
Ten tweede de uitsluitingen. "Indirecte schade" en "gevolgschade" worden standaard uitgesloten, en daar valt in de praktijk vaak precies de schade onder die jou raakt: gemiste omzet, stilstand, herstelwerk.
Ten derde de wederkerigheid. Staat er ook een beperking voor jouw aansprakelijkheid, of geldt hij maar één kant op?
2. Looptijd, verlenging en opzegging
De klassieker: een jaarcontract dat stilzwijgend met een jaar verlengt, met een opzegtermijn van drie maanden. Mis je dat venster, dan zit je er nog een jaar aan vast.
Kijk of de opzegtermijn voor beide partijen gelijk is, en wat er gebeurt als de leverancier zelf opzegt. Een dienst waar je bedrijfsvoering van afhangt en die de leverancier met een maand kan beëindigen, is een risico dat je moet kennen voordat je tekent.
3. Prijswijziging
Zoek de bepaling waarin de leverancier de prijs eenzijdig mag aanpassen. Die staat er bijna altijd.
De vraag is niet of hij er staat, maar of hij begrensd is. Aan een index? Aan een maximumpercentage? En krijg jij een opzegrecht als de verhoging boven een bepaalde grens uitkomt? Zonder die twee dingen heb je geen prijs afgesproken maar een startbedrag.
4. Intellectueel eigendom en gebruiksrecht
Bij software en bij creatief werk is dit het punt waar aannames uiteenlopen.
Wie is eigenaar van wat er speciaal voor jou is gebouwd? Krijg je eigendom, of een gebruiksrecht? En hoe ver reikt dat recht: mag je het ook gebruiken na afloop van het contract, en mag een opvolgende leverancier eraan werken?
Betaal je voor maatwerk en krijg je alleen een gebruiksrecht dat eindigt met het contract, dan heb je iets anders gekocht dan je dacht.
5. Exit en je eigen gegevens
De bepaling die het vaakst ontbreekt en die op het slechtste moment nodig is.
Wat gebeurt er met jouw gegevens als het contract eindigt? Krijg je ze terug, in welk formaat, binnen welke termijn, en tegen welke kosten? Hoe lang blijven ze daarna nog bij de leverancier staan, en wordt er iets verwijderd?
Een leverancier die hier niets over wil vastleggen, vertelt je iets.
Wat je ermee doet
Je hoeft niet over alle vijf te onderhandelen. Kies er twee die er voor jouw situatie het meest toe doen, en leg die voor. Dat werkt beter dan een lijst met twintig punten: je toont dat je het stuk hebt gelezen en je vraagt iets haalbaars.
Weet je niet welke twee dat zijn, dan is dat precies waar de juridische quickscan voor is.